Linee guida, buone pratiche e consigli operativi per limitare un fenomeno sempre più diffuso.

Prenotare un tavolo al ristorante ma poi non presentarsi né disdettare, un comportamento apparentemente innocuo da parte del cliente, ma che provoca un danno economico considerevole per chi fa ristorazione. Mancati incassi, aumento dei costi, con personale inutilizzato, spreco di alimenti e materie prime, potenziale rifiuto di altre prenotazioni incidono in misura sempre maggiori sul bilancio di un’attività.

Ma quali rimedi possono essere introdotti da chi opera nel settore per cercare di limitare l’impatto di questo fenomeno?
Detto che non esiste una soluzione univoca o universalmente valida, va detto che, pur in mancanza ad oggi di una normativa ad hoc, ci si può ugualmente proteggere.
Per farlo occorre partire da un punto fermo: la prenotazione semplice, ossia non garantita da caparra, penale o carta di credito, non produce alcun obbligo giuridico per il cliente, ma solo per il ristoratore di tenere a disposizione un tavolo.
Solo in forza di una specifica intesa tra cliente e ristoratore al momento della prenotazione, quindi un vero e proprio contratto, che condizioni, per il cliente, la possibilità di richiedere la disponibilità di un tavolo alla prestazione in favore del ristoratore di una somma, come caparra o alla comunicazione dei dati della carta di credito, si instaura tra le parti un reciproco impegno giuridico che rende lecita, nel caso di no show, la richiesta e l’addebito di una penale da parte del ristoratore conseguente alla mancata ricollocazione del tavolo.

Nell’attuale contesto tecnologico è evidente che il ricorso a strumenti di gestione e monitoraggio digitalizzati (posta elettronica, form on line, piattaforme e software dedicati) agevola, rispetto ad esempio al semplice contatto telefonico, la formalizzazione di un accordo in cui le parti convengono e disciplinano, da subito le regole delle prenotazione, vale a dire le condizioni e i tempi per poter cancellare senza conseguenze, la penale, il versamento di una caparra, la comunicazione dei dati della carta di credito con pre-autorizzazione all’addebito nel caso di no show.
In conclusione, pur nel rispetto della gestione e dell’organizzazione di ciascuna attività di somministrazione, si può dire che adottare e comunicare correttamente al potenziale ospite una cancellation policy chiara, trasparente, accompagnata ad esempio da adeguate misure comunicative, come l’invio di promemoria e conferma digitali, rappresenta una scelta gestionale efficace, rispettosa della legge, idonea a ridurne gli effetti negativi del fenomeno.

Al di là di valutazioni di carattere giuridico è chiaro che soltanto uno step culturale e di maggiore rispetto del lavoro altrui potrà sensibilizzare definitivamente il cliente sulle conseguenze, anche economiche, di quella che non si può ridurre a semplice mancanza di cortesia.

A cura di Alessandro Klun

Articolo tratto da Pizza&core collection n 126